各部室、下属单位：
       为进一步加强合同管理，提升工作效率，方便合同文本查找，现就管理职责、合同编号等工作具体要求通知如下：
       一、合同管理部门职责
       公司所有合同实行办公室和下属单位两级管理、归口管理制度。办公室（档案室）会同有关部门建立合同管理基础规范，完善合同管理制度，负责建立合同档案、建立合同管理台帐和统计合同情况报表，负责对经济发展公司合同日常管理；各部门、下属公司具体负责各自授权范围内的合同谈判、拟稿、履行等日常管理工作，建立各自合同档案、台账，统计合同报表。
       各部门、单位负责人对各自合同管理承担第一管理责任，应严格按照本通知建立完善内部合同管理制度。办公室指导各部室、下属公司合同管理的具体业务，会同相关部门定期对各部室、下属公司合同管理情况进行督查，对发现的问题及时修正、通报，必要时报公司相关会议研究处理。
       二、实行合同编号管理
       为便于查找合同文本，合同实行编号管理。编号由“公司简称+合同类型+日期代码+合同序号”组成，各部门编码规则如下：
       1.公司简称
       公司简称有两种类型，经发公司的公司简称由“经发公司代码+经办部门代码”组成，其他公司的简称由“经发公司代码+下属公司代码”两部分组成。
       2.合同类型
       合同类型划分为7个类型，如下：
       除前6种合同类型为固定类型，不能随意变动外，各下属公司可以根据实际增加需要的合同类型，但要有相应管理办法并在移交合同时一并向办公室备案。
       3.日期代码
       日期代码表示合同签订时间，以合同文本上签订时间为准。
       日期代码采用“年+月+日”（yyyymmdd）格式，以四位数字表示公元年份，如“2020”；以两位数字表示月份，不足两位时，第一位用零补齐，如“02”；以两位数字表示日期，不足两位时，第一位用零补齐，如“05”。20200205表示2020年2月5日。
       4.合同序号
       合同序号表示当日签订合同的流水号，以两位数字连续编号，如“01”、“03”等。
       三、具体要求
      （一）规范合同文本格式。公司起草的合同，封皮、封底使用统一格式，A3双面排版（见附件），制式合同或由对方单位起草的合同应在盖章前统一按合同编号办法登记。合同编号登记薄应备纸质版和电子版核查。
      （二）保持合同文本内容完整。有制式合同的按制式合同签订，无制式合同的其内容一定要完善。合同基本内容包括：合同双方当事人信息（名称和住所）、标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、地点和方式、违约责任和解决争议的方式等。签约人在签订经济合同之前，必须认真了解对方当事人的情况和市场行情，做到既要考虑本方的经济利益，又要考虑对方的条件和实际能力，防止上当受骗，防止签订无效经济合同。
      （三）严格履行合同审批流程。合同签订采取会签审批制度，经经办人、部门或下属公司负责人、业务稽核、分管领导、法律顾问审核签字，公司法定代表人（或法人委托人）审定签字后，方可加盖公司合同专用章。部门或下属公司负责人应建立合同执行制度，随时了解、掌握合同履行情况，对期限超过1年的合同应建立跟踪制度，发现问题及时汇报处理。
      （四）规范合同档案管理。所有合同应至少留存两份纸质版，分别由财务部和经办部门、单位保存（如果正本份数不够，可留存复印件，但应在首页合同名称处加盖“复印件”字样），合同文本电子版与纸质版同时保留，存档格式为“.PDF”，文件名为“合同编号”。
所有合同（纸质版、电子版）应按年度统一交由办公室整理立卷，于次年6月底前移交档案室归档。未执行完毕的合同应该在合同事项结束后及时移交档案室归档。建设工程合同应按照《建设工程文件归档规范》（GB/T50328-2014）整理组卷后交档案室归档。
      （五）加强合同管理工作业务督查。办公室除开展业务指导外，会同业务稽核、财务部门定期对合同管理情况进行督查（可以与其他工作同步开展），原则上实行一月一督查、一通报。
       特此通知
       附件：合同文本封皮格式/uploadfile/2020/0729/20200729083935827.doc

                                                                                                                                           天水经济发展有限责任公司
                                                          2020年7月16日