天水经济发展有限责任公司关于进一步加强各类资料管理的通知 - 通知公告

各部室、下属公司：
为了进一步加强公司各类资料管理，规范档案移交工作，确保档案资料完整、准确和安全，结合公司《档案管理制度》，现就进一步加强各类资料管理通知如下：
一、提高认识，加强指导
公司在业务过程中形成的各类文书、工程建设、图片和视频等资料，是公司各项工作的重要凭证，是重要的历史资料，也是上级档案管理部门及国家档案管理规范要求，必须充分认识到档案资料管理的重要性。
公司办公室为档案归口管理部门，具体负责公司档案和重要资料的管理，并对各部室、下属单位资料、档案管理工作加强指导。办公室指定专人履行公司档案管理职责，并对公司所有档案进行统一管理。
二、明确责任，规范管理
为提高档案管理质量，各部室、下属公司负责人为本单位档案管理第一责任人，要明确一名兼职档案管理人员，负责档案资料的收集、整理、上交、造册、移交工作，保证各类档案资料及时归档、立卷，以便随时查阅档案、借阅档案和利用档案。
为进一步明确职责，成立档案管理工作小组，由办公室主任任组长，各下属公司负责人任副组长，成员为各下属公司兼职档案管理人员。组长负责公司档案管理制度的执行、落实，监督指导各下属公司档案管理情况，副组长履行本单位档案管理第一责任人职责，工作成员具体落实档案管理的各项工作要求。
各部室、下属公司各项业务原则上都必须按照档案管理有关制度进行立卷，形成台账，及时、完整地反映档案管理情况。凡是能准确反映公司各项业务活动的文件、材料、影像、报表，都必须及时归档，确保完整无缺。兼职档案管理员必须坚持文书随时立卷的归档制度，并分门别类，做好收集、整理、立卷、归档工作。
三、严格制度，遵章执行
各部室、下属公司要严格执行公司档案管理制度，按照制度完善相关工作手续。根据档案管理制度规定，严格归档要求与期限，凡是归档材料不齐全或手续不完备的，有关责任人应当迅速补充或完善，及时在归档期限内将有关资料交公司档案室，不得借故推脱或拖延；严格执行借阅、移交、查询、复制档案的有关规定；严格相关的工作流程、审批手续、审批意见；严格执行借阅期限；严格填写档案借阅审批单、档案材料复制审批单、档案查询登记表、档案交接登记表等各类表式；对在借阅过程中发生的损毁、遗失档案等行为将按有关规定严肃处理；所借阅档案不得私自转借他人，更不得擅自借给外部人员传阅或复制。
四、加强检查，确保质量
为提高档案管理质量，确保档案的完好，强化档案的日常管理和检查工作，各部室、下属公司应做好档案工作台账的日常管理和保管工作，严格按照档案归档立卷的要求，对文书档案、会计档案、工程档案及其他业务档案按规范进行移交，并编制移交清册。
办公室每半年定期清点档案数目，检查档案保管情况。凡档案管理存在问题或资料不全、丢失的，实行责任追究机制，分别追究相关负责人、经办人、档案管理员的责任。
即日起，各责任部室加强对公司档案室的管理，办公室负责完善立卷、归档、移交、借阅、复印和销毁手续，各部室、下属公司对2018年以前年度所有资料进行一次全面检查和清理，该归档立卷的移交档案室，资料不齐全的由责任部门补充完善后按要求移交。

天水经济发展有限责任公司
2019年5月14日